SumUp DATEV Schnittstelle: so verbinden Sie Kasse und Buchhaltung

Sie nutzen SumUp als Kassensystem und möchten Ihre Umsatzdaten an die Buchhaltung übergeben. Eigentlich sollte das ein Klick sein. In der Praxis scheitert es häufiger, als SumUp es darstellt: fehlende Felder, unvollständige Zeiträume, ein CSV-Format, das kein deutsches Buchhaltungsprogramm sauber einliest.

Warum SumUp und DATEV nicht direkt miteinander sprechen

DATEV erwartet einen Buchungsstapel: Datum, Betrag, Soll- und Habenkonto, Steuerschlüssel, Belegfeld. SumUp liefert eine Transaktionsliste: Uhrzeit, Zahlungsart, Bruttobetrag, Gerätenummer. Das sind zwei verschiedene Datenwelten, und keine Seite baut die Brücke.

Hinzu kommt eine Eigenheit, die viele erst beim Abgleich bemerken: SumUp unterscheidet zwischen Kartenzahlungen über das SumUp-Gerät und Barzahlungen, die nur in der Kassensoftware erfasst werden. Beide Datenquellen liegen getrennt vor und werden nicht automatisch zusammengeführt. Wer nur den Kartenbericht exportiert, übergibt einen unvollständigen Monat.

Die drei Wege im Vergleich

Weg 1: Buchhaltungsprogramm als Zwischenstation

lexoffice, sevDesk oder Lexware lesen den SumUp-Export ein und geben ihn als DATEV-konformen Buchungsstapel weiter. Das ist der schnellste Einstieg und für einen Standort mit überschaubarem Belegaufkommen meist ausreichend.

Grenzen: Die Zuordnung von Trinkgeldern, Stornos und Teilzahlungen bleibt oft Handarbeit, und laufende Lizenzkosten fallen dauerhaft an. Bei mehreren Standorten wird die Zusammenführung schnell unübersichtlich.

Weg 2: DATEV Unternehmen online

Ihr Steuerberater richtet den Zugang ein, Sie laden dort Belege und Buchungsdaten hoch. SumUp wird als Quelle nicht erkannt, deshalb muss die Datei vorher ins passende Format gebracht werden: Spaltenreihenfolge, Datumsformat, Dezimaltrennzeichen und Kontenzuordnung nach SKR03 oder SKR04.

Der Weg lohnt sich, wenn Ihr Steuerberater ohnehin mit DATEV Unternehmen online arbeitet. Ohne Aufbereitungsschritt funktioniert er nicht.

Weg 3: eigener Konverter

Ein kleines Programm liest den SumUp-Export und erzeugt genau die Datei, die Ihre Buchhaltung erwartet. Bar- und Kartenzahlungen werden zusammengeführt, Trinkgelder getrennt ausgewiesen, Stornos korrekt vorzeichenbehaftet, Konten nach Ihrem Kontenrahmen zugeordnet, mehrere Standorte in einem Lauf verarbeitet.

Der Konverter gehört Ihnen, läuft ohne weitere Lizenz und ändert sich nur, wenn SumUp das Exportformat ändert. Für einen Gastronomiebetrieb haben wir genau so einen Konverter gebaut: SumUp-Export hinein, fertige Lexware-Datei heraus, keine Nacharbeit beim Steuerberater. Wie so eine Verbindung entsteht, steht auf unserer Seite zur Schnittstellen-Integration.

Was SumUp exportiert – und was nicht

SumUp bietet mehrere Möglichkeiten, Daten zu exportieren: über das Web-Dashboard, die App oder über die SumUp-Schnittstelle. Jeder Weg hat seine Eigenheiten.

Über das Dashboard laden Sie Transaktionsberichte als CSV herunter. Das klingt einfach, aber die Datei enthält oft nicht alle Informationen, die Ihr Steuerberater braucht. Trinkgelder, Stornierungen und Teilzahlungen werden je nach Einstellung anders behandelt. Artikeldaten, also was genau verkauft wurde, fehlen in manchen Exportformaten vollständig.

Die fünf Stellen, an denen der Export scheitert

CSV-Format passt nicht zum Buchhaltungsprogramm: SumUp exportiert mit englischen Spaltennamen und Punkt als Dezimaltrennzeichen. Deutsche Buchhaltungssoftware erwartet Komma als Dezimaltrennzeichen und Semikolon als Feldtrenner. Das Ergebnis: falsche Zahlen, leere Spalten oder ein Import, der ganz fehlschlägt.

TSE-Daten liegen separat: Seit der Kassensicherungsverordnung müssen alle Kassensysteme eine technische Sicherheitseinrichtung nutzen. Die TSE-Daten mit Signaturen und Transaktionsnummern stecken nicht im Standard-CSV-Export. Dafür brauchen Sie den DSFinV-K-Export, und dessen Einrichtung hat bei anderen Kassensystemen wie helloCash ebenfalls Tücken.

Zeiträume verschieben sich: Bei einem Monatsbericht fehlen mitunter Transaktionen, die kurz vor Mitternacht gestartet und erst danach abgeschlossen wurden. Bei Kartenzahlungen erfolgt die Abbuchung ein bis zwei Tage verzögert, dadurch weicht der Exportzeitraum vom tatsächlichen Zahlungszeitpunkt ab.

Mehrere Standorte oder Geräte: Bei mehreren Standorten oder verschiedenen Kartenlesern müssen Sie Berichte je Gerät erstellen und von Hand zusammenführen. Eine automatische Konsolidierung ist im Standardpaket nicht enthalten.

Keine Kontenzuordnung: Der SumUp-Export kennt keine Sachkonten. Ob ein Umsatz auf 8400 oder 8300 läuft, ob 7 oder 19 Prozent gelten, ob das Trinkgeld durchlaufender Posten ist: All das entsteht erst im Aufbereitungsschritt.

SumUp-Export Schritt für Schritt

1. Im SumUp Web-Dashboard anmelden. In der App sind die Exportoptionen eingeschränkt, das Dashboard bietet mehr.

2. Unter „Berichte" oder „Transaktionen" den gewünschten Zeitraum auswählen. Einen Tag über das Monatsende hinaus mitnehmen und später filtern, damit verzögerte Buchungen nicht verloren gehen.

3. CSV herunterladen und prüfen, ob Barzahlungen und Kartenzahlungen beide enthalten sind. Fehlt eine der beiden Quellen, den zweiten Bericht separat ziehen.

4. Dezimaltrennzeichen und Datumsformat prüfen, bevor Sie importieren. Bei Bedarf in einer Tabellenkalkulation umformatieren, dabei die Datei als Text öffnen, sonst werden führende Nullen und lange Belegnummern zerstört.

5. Für die Kassenprüfung den DSFinV-K-Export separat erstellen, in den Einstellungen unter dem Punkt zum Finanzamt.

6. Summe im Export gegen die Gesamtansicht im SumUp-Dashboard abgleichen. Weicht der Betrag ab, fehlt eine Zahlungsart oder ein Tag.

7. Erst danach in das Buchhaltungsprogramm importieren oder an den Steuerberater übergeben.

Wann Sie das selbst schaffen – und wann nicht

Ein einfacher CSV-Export für einen Monat an einem Standort ist machbar. Auch die Umformatierung einer Datei in einer Tabellenkalkulation erfordert nur etwas Geduld.

Sobald es um regelmäßige Übergaben geht, um die Anbindung an DATEV oder ein Buchhaltungsprogramm oder um den DSFinV-K-Export für die Kassenprüfung, wird es technisch. Der entscheidende Punkt ist nicht der einzelne Export, sondern die Wiederholung: Was Sie jeden Monat von Hand nachbessern, machen Sie zwölfmal im Jahr. Falsch konfigurierte Exporte fallen spätestens bei der Betriebsprüfung auf.

SumUp im Vergleich zu anderen Kassensystemen

SumUp ist bewusst einfach gehalten. Das ist die Stärke des Systems und beim Datenexport zugleich die Schwäche.

helloCash bietet einen DATEV-Export und einen DSFinV-K-Export direkt im Dashboard, dafür hat die TSE-Einrichtung ihre eigenen Tücken.

ready2order hat eine direkte DATEV-Schnittstelle und automatische Tagesabschlüsse, ist dafür in der Einrichtung aufwendiger.

Allen Systemen gemeinsam: Ersteinrichtung und korrekter Export für den Steuerberater setzen Verständnis für Datenformate, Steuerregeln und die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung voraus.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine SumUp-DATEV-Schnittstelle?

Nein, keine native. SumUp erzeugt keinen DATEV-Buchungsstapel und liefert keine direkte Anbindung an DATEV Unternehmen online. Die Verbindung entsteht immer über einen Zwischenschritt: ein Buchhaltungsprogramm, eine aufbereitete Datei für DATEV Unternehmen online oder einen eigenen Konverter.

Wie verbinde ich SumUp mit DATEV?

Über eines der drei Verfahren. Am schnellsten geht es mit lexoffice, sevDesk oder Lexware als Zwischenstation. Arbeitet Ihr Steuerberater mit DATEV Unternehmen online, bereiten Sie den SumUp-Export passend auf und laden ihn dort hoch. Bei mehreren Standorten oder monatlicher Wiederholung lohnt sich ein eigener Konverter, der den Schritt vollständig übernimmt.

Wie exportiere ich meine SumUp-Kassendaten?

Melden Sie sich im SumUp Web-Dashboard an, gehen Sie auf „Berichte" oder „Transaktionen", wählen Sie den Zeitraum und laden Sie die CSV-Datei herunter. In der App sind die Exportoptionen eingeschränkter, das Dashboard bietet mehr Möglichkeiten.

Was muss ich für DATEV Unternehmen online vorbereiten?

Die Datei muss der von DATEV erwarteten Struktur entsprechen: Spaltenreihenfolge, Datumsformat, Komma als Dezimaltrennzeichen, Belegfeld und Kontenzuordnung nach SKR03 oder SKR04. Zusätzlich braucht Ihr Steuerberater die DSFinV-K-Daten parallel zum Buchungsstapel, sie ersetzen den Stapel nicht.

Warum passt der SumUp CSV-Export nicht in DATEV?

Meist an vier Stellen: falsche Trennzeichen, englisches Zahlen- und Datumsformat, fehlende Kontenzuordnung und die getrennte Auswertung von Bar- und Kartenzahlungen. Der Export muss vor dem Import bereinigt und passend zur Buchhaltung strukturiert werden.

Was ist der DSFinV-K-Export und brauche ich den?

Der DSFinV-K-Export ist das standardisierte Datenformat für die Kassenprüfung durch das Finanzamt. Seit der Kassensicherungsverordnung sind alle Kassensysteme mit TSE verpflichtet, ihn bereitzustellen. Bei einer Betriebsprüfung wird er angefordert, und dann muss er korrekt sein.

Lässt sich der Export automatisieren?

Ja. Ein Konverter kann den SumUp-Export einlesen, zusammenführen, Konten zuordnen und die fertige Datei ablegen. Danach besteht Ihre monatliche Aufgabe darin, den Export zu ziehen und die fertige Datei weiterzugeben.

Übernehmen die Netzhandwerker die Einrichtung?

Ja. Wir richten den Export ein, beheben Formatierungsprobleme, bauen bei Bedarf den Konverter zwischen Kasse und Buchhaltung und klären die TSE-Konfiguration. Schnittstelle anfragen →