Softwarewechsel: Kontakte übernommen, Historie und Belege weg

Der Umstieg auf die neue Software ist abgeschlossen. Alle Kunden sind da, die Artikel auch. Drei Wochen später fragt ein Kunde nach einer Rechnung vom Vorjahr, und niemand findet sie. Die Notizen zu Sonderabsprachen sind weg, ebenso die Verknüpfung zwischen Angebot, Auftrag und Rechnung. Der Umzug war erfolgreich, aber wichtige Informationen sind nicht mitgekommen.

Warum ein Import nie alles übernimmt

Jedes Programm speichert Daten in einer eigenen Struktur. Ein Import braucht für jede Datenart eine Brücke von der alten in die neue Struktur. Hersteller bauen solche Brücken zuerst für die einfachen, häufigen Datenarten: Kontakte, Artikel, Kontenrahmen. Für alles, was an einem Beleg hängt, gibt es seltener einen strukturierten Weg.

Lexware Office beschreibt das in seiner Hilfe offen. Kunden werden über den Bereich Kontakte als CSV importiert, Produkte und Dienstleistungen ebenfalls als CSV. Rechnungen, andere Einnahmebelege und Ausgabebelege werden dagegen als PDF oder Bild über die Belegerfassung hochgeladen. Eine alte Rechnung kommt so als Originalbeleg an, nicht als bearbeitbarer Datensatz mit Positionen und Verknüpfungen.

Die Stellen, an denen Daten verloren gehen

Eigene Felder ohne Gegenstück. Im alten Programm gab es ein Feld „Wartungsvertrag bis“ oder „Rahmenrabatt“. Die Importvorlage des neuen kennt es nicht. Beim Import wird die Spalte übersprungen, ohne Rückfrage.

Verknüpfungen zwischen Belegen. Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung hängen im alten System zusammen. Werden nur die Rechnungen übernommen, als Einzeldateien, ist diese Kette weg.

Kennungen. Neue Software vergibt neue Kunden- und Artikelnummern. Ohne Zuordnungstabelle zwischen alt und neu passen Belege, E-Mails und Ablagen auf dem Server nicht mehr zu den Datensätzen.

Aufbewahrungspflichten. Steuerlich relevante Unterlagen müssen über Jahre verfügbar und auswertbar bleiben. Wird das alte Programm abgeschaltet, bevor klar ist, wie diese Daten lesbar bleiben, entsteht ein Problem, das erst bei einer Prüfung sichtbar wird.

So planen Sie den Wechsel

1. Eine vollständige Liste aller Datenarten im alten System anlegen, einschließlich eigener Felder, Notizen und Anhänge.

2. Für jede Datenart den Übernahmeweg im neuen System festlegen: Importvorlage, Belegdatei, eigene Übernahme oder Archiv.

3. Eine Zuordnungstabelle zwischen alten und neuen Kennungen anlegen und aufbewahren.

4. Einen Probeimport mit einem kleinen, bekannten Datenbestand machen und Feld für Feld vergleichen.

5. Festlegen, wie Daten ohne Übernahmeweg lesbar archiviert werden, und das alte System erst danach abschalten.

6. Nach dem Echtimport stichprobenartig Kunden mit langer Historie prüfen.

Wann eine eigene Übernahme nötig ist

Wenn Datenarten ohne Importvorlage für den Betrieb wichtig sind, reicht der Import des Herstellers nicht. Eine eigene Übernahme liest die alten Daten direkt aus, bringt sie in die Struktur des neuen Systems, soweit dessen Schnittstelle das zulässt, und legt den Rest als durchsuchbares Archiv mit Verweis auf den neuen Datensatz ab. So bleibt die Rechnung vom Vorjahr auffindbar, auch wenn sie im neuen Programm nur als Belegdatei existiert.

Dieselbe Sorgfalt gilt für laufende Übergaben, etwa beim Export von Kassendaten an DATEV. Und wenn nach dem Wechsel Kunden doppelt auftauchen, hilft der Beitrag Doppelte Kunden zwischen CRM und Rechnungssoftware.

Muss eine Liste regelmäßig in ein Programm übertragen werden, bauen wir dafür einen festen Konverter: die Excel-Brücke, mit Prüfliste zu jedem Lauf.

Häufig gestellte Fragen

Warum fehlen nach dem Softwarewechsel Daten?

Weil ein Import nur die Datenarten übernimmt, für die das neue System eine Vorlage hat. Historien, Belegverknüpfungen und eigene Felder fallen häufig durch.

Welche Daten kann Lexware Office importieren?

Laut Lexware Office Kunden sowie Produkte und Dienstleistungen per CSV. Rechnungen, Einnahme- und Ausgabebelege werden als PDF oder Bild über die Belegerfassung hochgeladen.

Was passiert mit eigenen Feldern beim Import?

Kennt die Importvorlage des neuen Systems ein Feld nicht, wird die Spalte in der Regel übersprungen. Das muss vor dem Import geklärt werden.

Darf ich das alte Programm nach dem Wechsel abschalten?

Erst, wenn feststeht, wie steuerlich relevante Daten über die Aufbewahrungsfrist lesbar und auswertbar bleiben. Die Einzelheiten stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.

Wie verhindere ich doppelte Kunden nach dem Wechsel?

Mit einer Zuordnungstabelle zwischen alten und neuen Kennungen und einem Probeimport vor dem Echtimport.

Übernehmen die Netzhandwerker die Datenübernahme?

Ja. Wir planen den Wechsel, legen die Übernahmewege fest und bauen die Übernahme für alles ohne Importvorlage. Schnittstelle anfragen →

Quellen

• Lexware Office: Welche Daten kann ich importieren?
• Lexware Office: Wie importiere ich Daten?

Die Angaben der Hersteller haben wir am 11. September 2026 an den verlinkten Seiten geprüft. Anbieter ändern ihre Dokumentation; maßgeblich ist jeweils der aktuelle Stand dort.

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